Vanliga Frågor & Svar

I vilka former kan räkenskapsinformation sparas?

Gäller from 1 juli 2024 BFL tillåter två olika former för att bevara räkenskapsinformation: * Vanlig läsbar form (pappershandling) * Annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift.

Vad gäller för ”gamla” uppgifter som överförts till en annan form före 1 juli 2024?

Lagen trädde i kraft den 1 juli 2024 och övergångsreglerna medger att även gammal räkenskapsinformation som överförts tidigare kan kastas under förutsättning att överföringen gjorts på ett sådant sätt som lagen anger.

I vilken form och i vilket format ska bokföringen i ett bokföringsprogram sparas?

Den bokföring som företaget sammanställt i ett bokföringsprogram anses alltid sammanställd i elektronisk form. Det innebär att den ska sparas i elektronisk form och i det elektroniska format som den sammanställts i. Om bokföringen skrivs ut på papper ska reglerna om överföring tillämpas. I det fall som företaget byter bokföringsprogram är det viktigt att säkerställa att alla uppgifter som registrerats i det gamla bokföringsprogrammet följer med till det nya programmet eller att företaget fortsättningsvis har tillgång till uppgifterna i det gamla programmet.

Vad händer om licensen med molnleverantören upphör?

När licensen upphör avslutas relationen mellan redovisningsbyrån, kundföretaget och programleverantören. Det är viktigt att kontrollera vad som händer med företagets uppgifter när licensavtalet avslutas eller ett kundföretag byter redovisningsbyrå. Det är därför viktigt att säkerställa vad som gäller i det aktuella fallet och att det finns åtkomst till räkenskapsinformationen under hela den 7-åriga arkiveringstiden. Ett alternativ är att företaget fortsatt har åtkomst till tidigare information i programmet och kan ta fram den vid behov. Ett annat alternativ är att företaget innan licensen avslutas överför all räkenskapsinformation inklusive systemdokumentation och behandlingshistorik till ett annat digitalt lagringsmedium med läsmöjlighet och där det finns möjlighet att skriva ut informationen i pappersform. Vid överföring till ett annat lagringsmedium är det viktigt att komma ihåg att få med behandlingshistoriken och systemdokumentationen eftersom det är där de inställningar som finns i systemet av momskoder för konton, automatbokningar av avskrivningar, gränsvärden för signaler om avvikelser med mera finns. Detta är också räkenskapsinformation som ska arkiveras. Dessutom är det viktigt att denna information flyttas till annat digitalt lagringsmedium så att det nya systemet kan ställas in på samma sätt. I de fall uppgifter fortsatt sparas av programvaruleverantören är det även viktigt att ett sekretessavtal finns mellan kundföretaget, redovisningsbyrån och programleverantören som garanterar att information inte sprids om kundföretaget efter licensavtalets upphörande.

Var får elektronisk räkenskapsinformation lagras?

BFL kräver som huvudregel att arkivering sker i Sverige. Programleverantören kan ha valt att spara elektroniska uppgifter med räkenskapsinformation på servrar utomlands (i första hand inom EU), vilket kräver att det anmäls till Skatteverket. Om uppgifter sparas utanför EU krävs däremot tillstånd från Skatteverket. Det är det bokföringsskyldiga kundföretaget som ska anmäla platsen för arkivering. För att kundföretaget och redovisningsbyrån ska känna till var uppgifter sparas är det viktigt att platsen framgår i avtalet mellan programvaruleveratören och användaren (som kan vara både redovisningsbyrån och kundföretaget).

Vem är ansvarig för verifikationer som upprättas av redovisningsbyrån?

Kundföretaget ansvarar för all räkenskapsinformation som avser dess verksamhet. Det innebär att även räkenskapsinformation i form av verifikationer, rättelser, sammanställningar med mera som redovisningsbyrån upprättar under uppdraget blir kundföretagets ansvar. Orsaken är att det anses att redovisningsbyrån har haft i uppdrag att upprätta dessa handlingar åt kundföretaget som underlag för bokföringen.

Kan ett företag överlåta ansvaret för arkiveringen på molnleverantören?

Nej, det ansvaret är alltid den bokföringsskyldiges, det vill säga kundföretagets. I praktiken kommer dock programleverantören att sköta arkiveringen, men ansvaret finns alltid kvar hos kundföretaget som är bokföringsskyldigt. Det är därför viktigt att kundföretaget känner till var programleverantörens lagring sker samt vilka rutiner för säkerhetskopiering som tillämpas. Eftersom arkiveringsskyldigheten, något förenklat, gäller under 7 år måste även åtkomst kunna ske efter avslutat licensavtal. Information om sådan åtkomst bör därför framgå av licensavtalet. Om redovisningsbyrån är användare är det viktigt att byrån informerar kundföretaget om programleverantörens rutiner inom dessa områden.

Vad är ett personuppgiftsbiträdesavtal?

När personuppgifter hanteras krävs det enligt GDPR ett särskilt avtal mellan byrån och uppdragsgivaren, ett personuppgiftsbiträdesavtal. Avtalet ska vara skriftligt och ska reglera hur behandlingen av personuppgifter ska ske.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en uppgift som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Förutom namn och personnummer kan det till exempel vara en mejladress, en ip-adress, ett bilregistreringsnummer eller ett foto.

Vad gäller för kunder vi har som har privatkunder med ROT-avdrag. Kan fakturorna skickas med e-post i fortsättningen?

GDPR anser att öppen vanlig epost är otillförlitlig för personuppgifter, och därför krävs krypterad e-post eller motsvarande som kräver lösenord, t ex dropbox.

Vad gäller egentligen för utskick av lönebesked via e-post?

E-post anses inte vara en säker kommunikationskanal, så svaret är egentligen nej på den frågan. Det finns möjligheter att säkra upp sin mejl-server genom att kryptera dokument, men det kräver att en IT- expert har sett över förutsättningarna. Ingen rekommenderar idag att skicka lönespec via e-post.

Hur mycket ska jag ta ut i lön?

Det finns flera olika parametrar att tänka på när du ska planera för hur mycket lön du kan och bör ta ut i ditt aktiebolag. Det bästa är att göra en individuell planering utifrån dina förutsättningar. Det kan vara för om du vill skatteoptimera, planera inför föräldrarledighet eller pensionsgrundande inkomst. Kontakta oss för att boka in ett möte då vi går igenom dessa frågor.

Hur fungerar utdelning i ett aktiebolag?

Utdelning i ett aktiebolag innebär att en del av vinsten delas ut till ägarna. Det låter enkelt, men det är en process som kräver både eftertanke och regelefterlevnad. Det finns två viktiga regler att ta hänsyn till innan en utdelning kan beslutas: 1. Beloppsspärren Det måste finnas täckning för utdelningen i bolagets fria egna kapital. Detta baseras på den senast fastställda balansräkningen. 2. Försiktighetsregeln Beslutet om utdelning ska vara försvarligt med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och risker – samt bolagets likviditet och ekonomiska situation i stort. Viktigt att tänka på; Utdelning är inte bara en ekonomisk transaktion. Det är ett juridiskt och strategiskt beslut som kräver noggrann planering och insyn. Boka in ett möte med oss på Revisora för mer information och planera utifrån ert bolags förutsättningar.

Representationsreglerna är krångliga, vad gäller egentligen?

Vi reder ut vad du får och inte får göra för avdrag. Det är Skatteverkets regler som styr vad som räknas som avdragsgill representation och vilka belopp som är aktuella. Avdragsgill representation 2025: Avser förfriskningar och enklare förtäring, som kaffe, te, smörgåsar, m.m., och avdrag får göras på högst 60 kronor per tillfälle och person. För andra utgifter, övrig representation, såsom teaterbesök, green fee och/eller personalfester får avdrag göras med högst 180 kronor per person och tillfälle. Representation gäller både internt och externt, vilket innebär att representation gäller kostnader för både externa kunder och gentemot anställda.

Hur är det med representationsmåltider då?
För sju år sen slopades avdragsrätten vid inkomstbeskattningen för representationsmåltider som lunch, middag, supé och annan förtäring Men du kan ha rätt till att dra av momsen på ett kostnadsunderlag som är minst 300 kr/person. Javisst, det är krångligt värre! Skatteverket tillåter dock att du använder en schablon för att förenkla processen. Med schablonen kan du göra avdrag på 46 kronor per person och tillfälle, under förutsättning att kostnaderna överstiger 300 kronor exklusive moms per person, och att den debiterade momsen är minst 46 kronor per person och tillfälle. Kontakta oss så hjälper vi dig med att få det rätt.

Extern representation? Vad gäller där?
För att få göra avdrag för representation är det viktigt att utgifterna har en tydlig koppling till verksamheten och att representationen är en naturligt del av affärsförhandlingar. Om representationstillfället bara innehåller alkohol så är det en ej avdragsgill kostnad.

Hur funkar det med representation utomlands?
Beloppen för representation och avdrag gäller oavsett om den externa representationen är förlagd utomlands eller i Sverige. Representerar du i utlandet finns dock ingen moms att lyfta (utländsk moms, VAT eller vad det nu kallas räknas inte enligt den svenska momslagen som moms). Därmed blir de belopp som är avdragsgilla inklusive moms. Kom ihåg att maxbeloppen för avdrag gäller per representationstillfälle. Om representationen sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett separat tillfälle.

Vad är löneskatt?

Särskild löneskatt är en skatt som ska betalas istället för arbetsgivaravgifter och egenavgifter baserade på pensionskostnaderna i företaget.

Hur beskattas min lön egentligen i enskild firma då jag inte tar ut nån lön varje månad?

Tar ju inte ut någon lön varje månad utan typ det som blir över på bankkontot tar jag ut. Hur hänger det ihop? Driver du enskild firma får du själv betala in socialavgifterna i form av egenavgifter, istället för att betala arbetsgivaravgift på lönen. Egenavgifterna beräknas på överskottet av näringsverksamheten årsvis, det är alltså inte egna uttagen som beskattas.

Vad betyder likviditet?

Likviditet, även kallat kassaflöde, är ett nyckeltal som mäter företagets betalningsförmåga inom den närmaste framtiden. Med andra ord är likviditeten summan av kontanta medel som finns tillgängliga för att driva verksamheten framåt – betala fakturor, köpa in varor, investera och så vidare.

Hur jobbar ni med den digitala redovisningsmiljön?

E-fakturor, appar för att fota kvitton och fakturor, molnbaserade system, lärande system, automatiserade funktioner som tex automatisk bankavstämning, API filer till SKV.

Vad gäller för Representationsgåvor och reklamgåvor?

En representationsgåva kan till exempel vara biobiljetter, blommor, chokladaskar eller vinflaskor. Dessa ges för att bibehålla eller inleda en relation till en kund eller leverantör, utan krav eller förväntningar på ökad försäljning. Avdragsgilla kostnader medges för reklamgåvor och representationsgåvor med högst 300 kr exklusive moms per person. Men här är det viktigt att vara försiktig – gränsen mellan en gåva och en muta kan vara hårfint tunn. Därför rekommenderas det att hålla sig till mindre belopp. Observera att representationsgåvor inte är avdragsgilla vid personliga högtidsdagar eller vid inköp av blommor till en begravning hos ett kundföretag.